اگر در تلاش برای پیشرفت در شغل خود هستید و می‌خواهید ارزش‌ها و سهم خود را در مراحل اولیه ثابت کنید، نحوه تعامل شما با مدیران ارشد کلیدی است و عامل تعیین‌کننده و مهمی در پیشرفت شغلی شما است. اما یادگیری نحوه برقراری ارتباط موثر با مدیران ارشد (C-suite) می تواند یکی از ظریف ترین و چالش برانگیزترین جنبه های توسعه حرفه ای باشد.
چند دستورالعمل خاص برای ارتباط موثر با مدیریت ارشد وجود دارد که پیروی از آنها می تواند به طور قابل توجهی راه را برای ارتباط موثر شما هموار کند. تسلط بر این مهارت، کارمند را به عنوان یک شریک متفکر و بهره وری قابل اعتماد در کنار مدیر قرار می دهد. به همین دلیل است که درک درستی از الگوهای ارتباطی مهم است. در این مقاله برای درک بهتر این مشکل، اشتباهات رایج مردم در رابطه با مدیران بالادستی را مورد بحث قرار داده ایم:
1. ارائه جزئیات بیش از حد
مدیران ارشد یا C-level معمولاً به همان سطح از جزئیات توجه نمی کنند که کارکنان در سطوح پایین تر سازمان. از آنجایی که آنها در سطح بالاتری کار می کنند و چالش های بزرگ سازمان را می بینند، هر مکالمه ای که وارد جزئیات شود برای آنها راحت نخواهد بود. ارتباطات باید در سطح بالا و استراتژیک باقی بماند. جزئیات اغلب حاوی داده های مرتبط مورد نیاز برای تصمیم گیری موثر هستند و وظیفه کارمند این است که اطلاعات نامربوط را برای مدیر فیلتر کند.
2. نداشتن موقعیت یا نظر قوی
بیایید فرض کنیم که کارمند توانسته است جزئیات غیر ضروری را فیلتر کند. حال باید بتواند موضوع خود را شفاف و با موضعی روشن بیان کند و نظر خود را ارائه دهد. مدیران بلافاصله فقدان اعتبار در روایت را احساس می کنند، که به طور خودکار هرگونه امیدی به اعتبار کارمند را از بین می برد. با جمع آوری اطلاعات قابل اعتماد و داده های صحیح، باید بتوانید نظر خود را با اطمینان بیان کنید.
3. نادیده گرفتن سوالات و چالش ها
ارتباط نوعی تمرین تجاری است. بسیاری از مردم این اشتباه را مرتکب می‌شوند که فقط بر «ارائه» خود تمرکز می‌کنند، و پیامدهای سؤالات، اعتراض‌ها یا چالش‌های بالقوه مدیران را نادیده می‌گیرند. سوالات آنها را پیش بینی کنید و پاسخ هایی را در آستین خود داشته باشید تا نشان دهید که کاملا آماده هستید. این نه تنها باعث ایجاد اعتماد می شود، بلکه توانایی دیدن وضعیت را از منظری جامع و راه حل محور نشان می دهد. به طور خلاصه، باید آماده باشید که دیدگاه های جایگزین ممکن است نظرات شما را به چالش بکشند.
4. شما برای صحبت آماده نیستید
آمادگی قبل از صحبت با مدیران یک نکته بسیار کلیدی است. نقل قول معروفی از مارک تواین وجود دارد که می گوید: “متاسفم که برای شما یادداشت طولانی نوشتم، وقت نکردم یک یادداشت کوتاه بنویسم.” ارتباط موثر نیازمند زمان، فکر و تمرکز است. این شامل اهمیت فیلتر کردن جزئیات، ارائه بازخورد و پیش‌بینی چالش‌ها می‌شود. به این ترتیب می توان از رفتن به سمت نامطلوب گفتگو جلوگیری کرد.
5. سوال نمی پرسد و فعالانه گوش نمی دهد
در حالی که لازم نیست از سرپرست بپرسید که آیا با موضوع مورد نظر آشنا هستند یا خیر، استفاده از تکنیک های گوش دادن فعال می تواند به شما کمک کند تا بفهمید که آنها به چه مقدار اطلاعات در مورد موضوع برای تصمیم گیری نیاز دارند. به عنوان مثال، فرض کنید می‌خواهید یک مدیر را متقاعد کنید تا روی محصول جدید شما سرمایه‌گذاری کند، اما آنها اطلاعات بیشتری در مورد اینکه محصول شما چگونه در مقابل دیگران قرار می‌گیرد، می‌خواهند.
6. ناتوانی در صحبت با اشتیاق
مانند آهنربایی که مخاطب را به سمت شما می کشاند، صحبت کردن با اعتقاد و اشتیاق توجه را به شما جلب می کند. اگر مدیران اشتیاق شما را ببینند، به سمت ارائه شما کشیده می شوند و می خواهند بیشتر بشنوند. این یکی از مهمترین عواملی است که کارمندان را از یکدیگر متمایز می کند.
7. ایجاد فرضیه برای شناخت مخاطب
رایج‌ترین اشتباهی که کارمندان هنگام صحبت با مدیران ارشد مرتکب می‌شوند این است که تصور می‌کنند در یک موضوع به اندازه شما دانش دارند. شما باید بدانید که چگونه مفاهیم را در صورت لزوم ساده کنید تا بتوانید مخاطب خود را به بهترین شکل ممکن متقاعد کنید.
8. تمرکز بیش از حد بر رفتار خود
اگر تمرکز شما همیشه روی پیام، افکار و احساسات شما باشد، در برقراری ارتباط با مخاطبان خود، چه یک یا چند نفر، شکست خواهید خورد. در یک مکالمه انفرادی یا گروهی کوچک، زمانی را به گوش دادن به صحبت‌های دیگران اختصاص دهید و بازتر در مورد اینکه چگونه عقاید آنها ممکن است باورها، اعمال و پیام‌های شما را تغییر دهد فکر کنید، و خیلی سریع وارد این کار نشوید.
9. پنهان شدن در پشت روش های نامناسب ارتباطی
ممکن است با ارسال ایمیل یا پست صوتی احساس راحتی بیشتری داشته باشید، اما این ممکن است بهترین راه برای ایجاد یک ارتباط خاص نباشد. روشی که مدیران در یک جلسه حضوری پیام را منتقل می کنند بسیار متفاوت است و می تواند نتایج بسیار متفاوتی به شما بدهد.
10. نشان دادن علائم استرس و اضطراب
نشان دادن علائم استرس مانند صدای لرزان یا تیک های عصبی مانند لرزش غیرقابل کنترل پا و … فرکانس بدی را برای مدیر در طرف دیگر مکالمه ارسال می کند. آماده سازی و تمرین آنچه می خواهید در جلسه با مدیر خود بگویید، یک راه موثر برای کاهش اضطراب است. هر چه در جلسه آمادگی بیشتری داشته باشید، احتمال بروز علائم استرس کمتر می شود. می‌توانید ویدیویی از خودتان که در حال رهبری یک جلسه یا سخنرانی یا ارائه هستید ضبط کنید. با دیدن این فیلم می توانید رایج ترین مشکلات خود را شناسایی کنید و نقاط قوت و ضعف خود را ببینید.
نقطه پایان
ما هر روز با هم ارتباط برقرار می کنیم و می توانیم آگاهانه از این فرصت های روزمره برای تمرین ارتباطات و تعامل استفاده کنیم. اختصاص زمان و انرژی به بایدها و نبایدهای برخورد با مدیران ارشد به شما این امکان را می دهد که خود را به عنوان فردی ارزشمند، قابل اعتماد و آگاه در ذهن مدیران تثبیت کنید و به طور بالقوه در آینده به یک مدیر تبدیل شوید.
پست 10 اشتباه رایج در مصاحبه با مدیران ارشد اولین بار در وبلاگ ایران تلنت منتشر شد. به نظر می رسد.