در دوران پس از کرونا، سبک کار ترکیبی یا ترکیبی که برخی از کارکنان در دفتر حضور دارند و برخی دیگر کار خود را از راه دور انجام می دهند، چالش هایی را برای مدیران ایجاد کرده است. هنگام مدیریت و رهبری یک تیم ترکیبی، باید راه‌هایی را برای کارمندان اداری ایجاد کنید تا با کسانی که از خانه کار می‌کنند همگام باشند. در عین حال باید انصاف و انعطاف را در روند کاری خود رعایت کنید. به عنوان یک مدیر، باید با تیم خود در مورد بهترین روش کار در این محیط جدید صحبت کنید. در مورد اینکه چه زمانی و چگونه با هم ارتباط برقرار می کنید یا چه کسی باید در تصمیم گیری دخالت داشته باشد و کارمندان چگونه روزهای کاری خود را مدیریت می کنند، بحث کنید.
در حال حاضر، بسیاری از شرکت‌ها به شکلی به محل کار خود بازگشته‌اند، اما گذر از دوران التهابی کرونا، تغییرات اجتناب‌ناپذیری را ایجاد کرده و نیروی کار برای مدیریت زندگی شخصی و حرفه‌ای خود با چالش‌هایی مواجه شده است. حال، با وجود این تغییرات و تمایل برخی از کارمندان به ادامه کار از راه دور (حداقل برخی از قسمت های هفته)، چگونه می توانید یک تیم ترکیبی را مدیریت کنید؟ آیا در این شرایط امکان تیم سازی وجود دارد؟ چه پروتکل هایی را می توان برای اطمینان از همگام بودن کارکنان اداری با افرادی که از خانه کار می کنند، تنظیم کرد؟ نقش سازمان های منابع انسانی در پیشبرد روش ترکیبی چیست؟ در این مقاله نحوه مدیریت یک تیم هیبریدی را شرح دادیم:
کارشناسان در مورد روش کار ترکیبی چه می گویند؟
Leanne Davey، نویسنده تیم‌های الهام بخش، می‌گوید: «داشتن تیمی که در آن برخی از کارمندان در یک دفتر با هم کار می‌کنند و برخی دیگر از راه دور کار می‌کنند، چالشی برای مدیران است. به عنوان مثال، ممکن است در میان همکاران جریان پنهانی «ما در برابر آنها» وجود داشته باشد. “مشابه پدیده داشتن یک دفتر مرکزی و یک دفتر ماهواره ای.”
اما به گفته لیندا هیل، استاد مدرسه بازرگانی هاروارد و نویسنده کتاب «رئیس بودن: 3 مورد ضروری برای تبدیل شدن به یک رهبر بزرگ»، چالش‌های دیگری نیز وجود دارد. به عنوان مثال، کار در سایه یک بیماری همه گیر جهانی یا بحران اجتماعی و سیاسی لایه دیگری از استرس و پیچیدگی را اضافه می کند. به همین دلیل مهم است که در این مدت با مهربانی و عدالت رهبری کنید. هیل پیشنهاد می‌کند با این سؤال شروع کنید: «تجربه کارمندان من در کار چیست و چگونه می‌توانم آنها را برای انجام بهترین کارشان توانمند کنم؟» در زیر چند نکته کاربردی وجود دارد:
واقعاً از نیروهای خود حمایت کنید!
نقش اصلی شما به عنوان مدیر در هر شرایطی حمایت از کارمندان است و این حمایت باید در بحبوحه بحران بهداشت جهانی، عدم اطمینان اقتصادی و ناآرامی های اجتماعی مداوم تقویت شود. دیوی می گوید: «کارکنان تحت استرس زیادی هستند و ممکن است برخی از آنها در شوک باشند. در این شرایط باید نشان دهید که ستون قدرت خود هستید. شخصاً با کارمندان از راه دور خود تماس بگیرید و از آنها در مورد شرایط فردی آنها سؤال کنید. از نگرانی های آنها آگاه باشید و حس همدلی را منتقل کنید.
برخی از افراد ممکن است از اینکه از آنها خواسته می‌شود به دفتر بازگردند، مضطرب یا عصبانی باشند. از سوی دیگر، دیگران ممکن است احساس کنند که کار در خانه آنها را در موقعیتی حرفه ای قرار می دهد و نمی خواهند از راه دور کار کنند. هیل می گوید: «به مردم اجازه دهید احساس خود را بپذیرند و به آنها فضایی بدهید تا در مورد نگرانی های خود صحبت کنند. گوش کنید و پشتیبانی ارائه دهید. نشان دهید که متعهد به ایجاد یک محیط توانمند برای همه اعضای تیم هستید.
برای ایجاد رویه ها و مقررات جدید با تیم همکاری کنید
سپس با تیم خود در مورد ایجاد روش ها و پروتکل های جدید صحبت کنید. هیل می‌گوید: «در مورد چگونگی و زمان برقراری ارتباط، چه کسی به چه اطلاعاتی دسترسی دارد، چه کسی باید در جلسات شرکت کند و چه کسی باید در تصمیم‌گیری شرکت کند، بحث‌های روشن و مسئولیت‌های روشنی داشته باشید». همچنین در مورد چگونگی برنامه ریزی کارکنان برای ساختار ساعات کاری خود بحث کنید. هیل می گوید: «در حال حاضر، پایان ساعت کاری در هاله ای از ابهام قرار دارد. یعنی دقیقا مشخص نیست چه زمانی پایان کار محسوب می شود. کارمندان از راه دور ممکن است خواهان انعطاف و آزادی بیشتر در ساعات کاری خود باشند، در حالی که کارکنان اداری ممکن است خواهان یک ساختار منظم باشند. و البته، گاهی مصالحه لازم خواهد بود.» هدف شما به عنوان یک رهبر، ساختن و اجرای یک فرهنگ جدید با کشف بهترین راه برای فعالیت در آن محیط است.
وظایف را با انعطاف پذیری اولویت بندی کنید
زمانی که در یک موقعیت بحرانی، اجتماعی و بهداشتی قرار داریم و آینده غیرقابل پیش بینی است، بهترین راه برای آماده شدن این است که اولویت های واضحی را تعیین کنید تا همه اعضای تیم شما بدانند چه چیزی مهم است. دیویی پیشنهاد می کند که یک جلسه منظم “دوشنبه” برگزار کنید که در آن مهم ترین کارها را در آن هفته اولویت بندی کنید. همچنین باید در مورد تحویل سفارش کار صحبت کنید و در این زمینه انعطاف پذیر باشید. تمرکز بر مهمترین وظایف باعث ایجاد انعطاف در سیستم می شود.
غلبه بر فرضیات نادرست
به گفته هیل، ایجاد یک محل کار منصفانه و عادلانه هنگام مدیریت یک تیم ترکیبی پیچیده است. تصور نادرستی وجود دارد که منجر به این فرض نادرست می شود که “افرادی که سر کار هستند از کسانی که نیستند بهره وری بیشتری دارند.” به عنوان یک رهبر، باید راه هایی برای مقابله با چنین فرضیاتی ایجاد کنید. دیوی پیشنهاد می‌کند که یک قانون باشد که تمام جلسات تیم از طریق Zoom انجام شود. اگرچه ممکن است برخی افراد با هم در دفتر باشند. او می گوید: «جلسات مختلط برای کسانی که از نظر فیزیکی در فضا نیستند، ناعادلانه است. وقتی آنجا نیستی گوش دادن سخت است و همیشه پچ پچ هایی هست که نخواهی شنید.» شما باید مطمئن شوید که به همه اعضای تیم شما این فرصت داده می شود تا صحبت کنند و شنیده شوند.
برای برابری تلاش کنید
دیوی می‌گوید که خطر دیگر در محل کار ترکیبی این است که تعصبات شما را نسبت به کارمندان خاص تقویت می‌کند و می‌تواند رفتار شما را با کارمندان کمتر منصفانه کند. برای حل این مشکل باید به نحوه تخصیص روز خود توجه کنید. هیل می گوید: «مراقب باش با چه کسی قرار می گذاری. آیا آن افراد در دفتر با شما هستند؟ به روش هایی فکر کنید که بتوانید همه را برای موفقیت در تیم خود قرار دهید. همچنین، مطمئن شوید که از داده های عینی برای ارزیابی اثربخشی آنها استفاده می کنید.
مراقب علائم فرسودگی شغلی باشید
توجه کافی به سطح استرس اعضای تیم خود هنگام مدیریت یک تیم ترکیبی بسیار مهم است. بسیاری از مردم مضطرب، تحریک پذیر و خسته هستند، از جمله شما. اما اگر متوجه شدید که فردی متفاوت از حد معمول رفتار می کند، باید هوشیار باشید. ممکن است کسی که پرحرف و صریح بود اکنون مطیع باشد. یا کسی که آرام و خونسرد بود اکنون عصبی و پرخاشگر است. چنین مواردی نشانه «فرسودگی شغلی» است. دیوی توصیه می کند اقداماتی را برای کمک به کارمند خود انجام دهید. سعی کنید به کارکنانی که با این مشکل مواجه هستند کمک کنید تا کار خود را اولویت بندی کنند و ارتباط و تعامل مستمر با آنها را حفظ کنند. تمرکز و ارتباط پادزهر فرسودگی شغلی است.
لذت بردن را فراموش نکنید
بسیاری از ما در مواقع عادی دلتنگ خنده و طنز زندگی هستیم. هیل پیشنهاد می‌کند هر روز حوالی ظهر یک «اتاق زوم غیررسمی» داشته باشید تا مردم بتوانند آزادانه چت کنند، مانند اتاق ناهار اداری. به زمان هایی فکر کنید که مردم درباره کتاب هایی که می خوانند، بچه هایشان یا آخرین سریال هایی که تماشا می کنند صحبت می کنند. اطمینان حاصل کنید که این رویدادها برای همه اعضای تیم، مهم نیست که کجا کار می کنند، اتفاق می افتد. هدف شما تقویت حس همدلی اجتماعی است.
کارهایی که برای مدیریت یک تیم ترکیبی باید انجام دهید:
- اولویت ها و اهداف واضحی را تعیین کنید تا همه اعضای تیم بتوانند روی آنچه که مهمتر است تمرکز کنند.
- هیچکس را فراموش نکن حتی اگر برخی از افراد در دفتر هستند، تمام جلسات تیم را به صورت آنلاین برگزار کنید تا برای همه منصفانه باشد.
- سوگیری ها و سوگیری های ذهنی خود را در نظر بگیرید و رفتار منصفانه و عادلانه با همه اعضای تیم را در اولویت قرار دهید.
نباید یک تیم ترکیبی را مدیریت کنید:
- سفت و سخت نباش! در حال حاضر چاره ای جز انعطاف پذیری نداریم. آینده در حال حاضر غیرقابل پیش بینی است، بنابراین همه باید انعطاف پذیر باشند.
- علائم استرس تیم خود را نادیده نگیرید. همدل باشید و به افراد کمک کنید کارهای مهم را در اولویت قرار دهند.
- خسته نباشید! به دنبال راه هایی برای لذت بردن از ارتباط با تیم خود باشید و کمی بازیگوشی را به روز کاری خود تزریق کنید.
چگونه یک تیم هیبریدی را مدیریت کنیم؟ اولین بار در وبلاگ ایران استعداد. به نظر می رسد.