یکی از مهمترین ارکان رشد هر شرکت و همچنین برنامه ریزی برای رسیدن به اهداف آن، استخدام و تعیین استراتژی آن است. تعیین بودجه برای جذب نیرو در هر شرکت بسیار مهم است و به کمک این کار می توان بر روند استخدام در شرکت نظارت کرد و منابع کافی برای استخدام افراد متخصص در سازمان را تامین کرد. اگر می خواهید استراتژی استخدام خود را در سازمان خود بهبود بخشید، می توانید بودجه بندی را نیز در برنامه های خود قرار دهید. در این مقاله در مورد بودجه استخدام، اجزای آن، مراحلی که می توانید برای ایجاد آن بردارید و نکاتی برای مدیریت آن صحبت خواهیم کرد.
بودجه اشتغال چقدر است؟
بودجه اجاره معمولاً یک سند مالی است که شرکت ها به ویژه واحدهای منابع انسانی آن را برای نظارت و مدیریت هزینه های اجاره به بهترین شکل آماده می کنند. استخدام افراد مستعد و نخبه در بازار کار می تواند روند کار در شرکت ها را تغییر دهد و تحول عظیمی در سازمان ایجاد کند. مدیران منابع انسانی و کارفرمایان پول خود را صرف توسعه و تقویت منابع انسانی برای جذب جویندگان کار برای کار در شرکت خود می کنند. استخدام می تواند یک بار در سال برای یک دوره زمانی مشخص انجام شود یا بسته به اندازه شرکت و صنعت می تواند یک فرآیند مستمر باشد.
بودجه بندی استخدام به مدیران کمک می کند تا پول خود را در مکان مناسب خرج کنند و میزان زمان و منابع صرف شده برای این فرآیند را پیگیری کنند. خرج کردن پول برای جذب کارشناسان امری طبیعی است، اما تعیین ارزشی که هر استخدام برای یک شرکت به ارمغان می آورد نیز یکی از مهم ترین مواردی است که هنگام بودجه بندی باید در نظر گرفت. به یاد داشته باشید که هنگام برنامه ریزی بودجه استخدامی خود موارد زیر را در نظر بگیرید:
- قیمت های ثابت
- هزینه های متغیر
- هزینه های تکراری
- دوره زمانی
اجزای بودجه بندی استخدام
شما باید هزینه های اضافی اجاره را در نظر بگیرید. برای سهولت در شناسایی آنها، آنها را در زیر نام می بریم:
تبلیغات
تبلیغات یعنی قرار دادن آگهی های استخدامی برای مشاغلی که در هر بستر و شبکه ای قابل انتشار است. بسیاری از شرکت ها برای ارسال آگهی های شغلی خود در پلتفرم ها ملزم به پرداخت هزینه سالانه هستند. البته این علاوه بر هزینه استخدام شرکت است، اما صرف هزینه برای آن برای شرکت ها بسیار مفید است زیرا می توانند رزومه های بیشتری را از کارشناسان دریافت کنند و همچنین روند انتشار آگهی شما را تجزیه و تحلیل کنند.
برآوردها
تست ها و آزمون هایی که برای هر جویای کار قبل از استخدام در نظر می گیرید تا به شما در ارزیابی فرد مورد نظرتان کمک کنند گران هستند. شرکت‌ها می‌توانند این آزمایش‌ها را از شرکت دیگری خریداری یا پرداخت کنند. همچنین می توانید از تیم های داخلی یا تیم منابع انسانی خود برای ساخت این تست ها کمک بگیرید. در نهایت، استفاده از این آزمون ها از نظر پولی باید در بودجه بندی برای استخدام در نظر گرفته شود. به عنوان مثال اگر دو میلیون تن برای یک آزمون بپردازید و 200 نفر در آن شرکت کنند، هزینه ارزشیابی برای هر داوطلب 10000 تن است.
کارفرمایان
اگر شرکت شما هنوز خیلی بزرگ نیست و تیمی به نام تیم منابع انسانی در داخل شرکت ندارید، می توانید برای جذب کارمند به شرکت هایی که خدمات منابع انسانی ارائه می دهند مراجعه کنید. این شرکت ها می توانند از ارتباطات، سیستم ها و فرآیندهای ارتباطی موجود خود برای یافتن جویندگان کار، بررسی رزومه خود با استفاده از ابزار ATS و ارائه لیست نهایی جویندگان کار استفاده کنند. استفاده از چنین خدماتی به شما کمک می کند تا در هزینه این عناصر در سازمان خود صرفه جویی کنید و البته می توانید از تجربیات آنها برای جذب نیروهای متخصص استفاده کنید. هزینه انعقاد قرارداد با چنین شرکتی را محاسبه کرده و آن را با مبلغی که می توانید از این طریق پس انداز کنید مقایسه کنید.
مناسبت ها
هر رویداد استخدامی که انجام می دهید برای سازمان شما قیمتی دارد. این شامل نمایشگاه های کار، کنفرانس ها و جلسات فصلی می شود که همگی بهترین فرصت برای گفتگو با جویندگان کار خواهند بود. در این رویدادها می توانید برند کارفرمای خود را به خوبی نشان دهید و تاثیر خوبی برای جذب کارشناسان داشته باشید. این قیمت همچنین شامل فعالیت های برندسازی می شود که در طول رویدادها روی آنها تمرکز می کنید.
وب سایت ها
شرکت شما به احتمال زیاد یک وب سایت خواهد داشت تا بسیاری از جویندگان کار علاقه مند بتوانند اطلاعاتی در مورد فرصت های شغلی باز شما در آنجا پیدا کنند. برای مرتبط ساختن این صفحه برای جویندگان کار و مخاطبان، روی آن کار کنید و بودجه مشخصی برای آن در نظر بگیرید. حتی می توانید فعالیت های مرتبط با سئو را در این صفحه از وب سایت خود انجام دهید تا خود را در نتایج جستجو ببینید. همچنین، یکی از اعضای بخش منابع انسانی یا تیم فناوری اطلاعات خود را انتخاب کنید تا صفحه شغلی خود را با آگهی های شغلی جدید به روز نگه دارد.
تیم های داخلی
بسیاری از شرکت های بزرگ تیم های استخدام خود را دارند. بودجه استخدامی شما شامل حقوق آنها می شود. این کارمندان آگهی های شغلی شرکت را می نویسند و منتشر می کنند، رویدادها را سازماندهی می کنند و در نهایت رزومه ها و جویندگان کار را ارزیابی می کنند تا مطمئن شوند شرکت شما بهترین افراد را استخدام می کند. شما می توانید قیمت حقوق آنها را با ضرب تعداد ساعات کار در دستمزد ساعتی آنها محاسبه کنید.
نحوه بودجه بندی برای اشتغال
در اینجا چند مرحله وجود دارد که می توانید برای شروع فرآیند آماده سازی برای میانجیگری انجام دهید:
1- مخارج سال قبل را مشخص کنید
برای پیش بینی هزینه اشتغال در سال آینده، می توانید به مبلغ سال قبل اعتماد کنید. ببینید در گذشته چه چیزی برای فرآیندهای استخدام هزینه کرده اید و چقدر موفق بوده اند. شما می توانید از این اطلاعات به عنوان راهنمای آنچه می توانید برای اجاره امسال خرج کنید استفاده کنید. هزینه ها را به هزینه های فصلی و ماهانه و همچنین هزینه های تکراری تقسیم کنید. اگر سال گذشته برای یک سیستم جدید پول خرج کردید، ممکن است نیازی به تکرار آن قیمت در سال جاری نداشته باشید و می توانید با ابتکار دیگری آن پول را پس انداز کنید.
2. نتایج را تجزیه و تحلیل کنید
نتایج کلی استخدام در سال گذشته را تجزیه و تحلیل کنید. به عنوان مثال، اگر 50 میلیون تن برای استخدام افراد متخصص در رویدادها هزینه کرده اید، اما کارمندان جدیدی از این رویدادها نداشته اید، می توانید بودجه رویدادهای مختلف را تعیین کنید. این اطلاعات به شما کمک می کند تا بودجه خود را برای کار بر روی عناصری تنظیم کنید که نتیجه خوبی برای شما به ارمغان می آورد.
3. تعداد کارکنان سالانه را برآورد کنید
برای اینکه بدانید استخدام هر فرد در سازمانتان چقدر هزینه دارد، به این نگاه کنید که معمولاً سالانه چند نفر را استخدام می کنید. تعیین کنید که در سال گذشته چند کارمند جدید داشته اید و آنها را با مقدار پولی که برای استخدام هزینه کرده اید مقایسه کنید. هنگامی که بدانید چقدر برای اجاره هزینه کرده اید، می توانید به تعداد نیازهای اجاره ای که می توانید برای آن بودجه اختصاص دهید برسید. به عنوان مثال، اگر سال گذشته 300 میلیون تن برای همه کارمندان پرداخت کردید و 416 کارمند جدید استخدام کردید، می توانید این اعداد را تقسیم کنید تا ببینید برای هر استخدام چقدر تعیین می کنید.
اگر در چهار سال گذشته به طور متوسط 450 کارمند استخدام کرده اید، می توانید پیش بینی کنید که امسال نیز همین تعداد را استخدام خواهید کرد. اگر فرآیند استخدام شما 3 میلیون تن اجاره هزینه دارد، احتمالاً باید یک میلیارد و سیصد و پنجاه میلیون تن را برای سال آینده اختصاص دهید تا هزینه اجاره را پوشش دهید.
4. برای هزینه های برنامه ریزی نشده مبلغی درج کنید
امکان بودجه بندی هزینه ها بر اساس هزینه هایی که از قبل انجام داده اید وجود دارد، اما برای آمادگی در برابر اتفاقات پیش بینی نشده، حتما مبلغ اضافی را در بودجه خود کنار بگذارید. این هزینه ها ممکن است شامل استخدام کارکنان، نقص فنی در ابزارهای مورد استفاده در استخدام و موارد دیگر باشد. بنابراین، هنگام تعیین بودجه اجاره، بودجه اضافی را در نظر بگیرید تا آزادی عمل در تصمیمات احتمالی را داشته باشید و به چالش نکشید.
5. به شاخص های کلیدی عملکرد فکر کنید
هنگام تهیه بودجه استخدام، حتماً شاخص های کلیدی عملکرد را در نظر بگیرید تا بتوانید گردش کار را بررسی کرده و برای بهبود آن گام بردارید. KPIهای استخدام را تعریف و نظارت کنید و آنها را به روز نگه دارید. چند نمونه از شاخص های کلیدی عملکرد عبارتند از:
- هزینه های برآورد شده
- قیمت واقعی
- KPI تخمینی
- یک KPI واقعی
- قیمت اجاره
داشتن KPI مرتبط با هر هزینه می تواند به شما کمک کند تعیین کنید که آیا پولی که می پردازید ارزش آن را دارد یا خیر.
6. از یک قالب از پیش ساخته استفاده کنید
یک الگوی بودجه بندی برای سازمان خود تهیه کنید و برای تمام سال ها از آن استفاده کنید. این به شما کمک می کند کارها را به درستی انجام دهید و عملکرد خود را در طول زمان مقایسه کنید. داشتن یک الگوی واضح به شما کمک می کند تا به راحتی معیارها را مقایسه کنید و به شما کمک می کند تا نتیجه گیری دقیق تری داشته باشید. علاوه بر این، زمانی که یافته های خود را به صورت حرفه ای سازماندهی کنید و آنها را در یک فضای مشخص قرار دهید، ارائه آنها به مدیران در قالب یک گزارش بسیار راحت تر خواهد بود.
نکات مدیریت بودجه استخدام
در اینجا چند نکته برای کمک به شما برای شروع وجود دارد:
از یک پلت فرم بودجه بندی استفاده کنید
می توانید از ابزارهایی مانند اکسل برای سازماندهی بودجه خود استفاده کنید. برای بودجه بندی این پلتفرم ها، ابتدا مشخص کنید که چه نیازهایی دارید و در هنگام آماده سازی، توجه داشته باشید که کدام عناصر بالاترین اولویت را دارند. علاوه بر اکسل، ابزارها و پلتفرم‌های دیگری نیز وجود دارد که می‌توانید آنها را بررسی کنید تا بهترین مورد را برای خود انتخاب کنید. اکسل یا شیت معمولا ارزان ترین ابزارهایی هستند که می توانید برای این کار استفاده کنید و به راحتی می توانید از ویژگی های بی شمار آنها بهره ببرید.
سوابق را با دقت نگه دارید
معیارها و هزینه هایی را که می خواهید پس انداز کنید و محل پرداخت آن هزینه ها پیگیری کنید. این سوابق می توانند به شما در برنامه ریزی صحیح کمک کنند. همچنین می توانید از این ورودی ها برای دستیابی به بودجه بندی اولیه و حذف موارد اضافی از بودجه خود استفاده کنید. ممکن است لازم باشد ورودی های قبلی را بررسی کنید تا ببینید آیا باید در جای دیگری برای استخدام یک متخصص هزینه کنید. این سوابق همچنین می تواند به شما کمک کند هزینه های مالیاتی خود را هنگام محاسبه کل هزینه ها در پایان سال پیگیری کنید.
برای جذب کارشناسان از کارمندان کمک بگیرید
کارمندان شما می توانند با دوستان و همکاران قبلی تماس بگیرند تا ببینند آیا آنها علاقه مند به کار برای شرکت شما هستند یا خیر. به یک انگیزه کوچک برای کارمندان برای نمایندگی مردم فکر کنید. کارمندان فعلی شما به احتمال زیاد با افراد زیادی در مناطق مورد نیاز شما ارتباط برقرار می کنند. استفاده از این لینک ها می تواند راهی ارزان برای جذب نیروی متخصص باشد.
نوشته راهنمای جامع بودجه بندی استخدامی برای اولین بار در وبلاگ ایران تلنت. به نظر می رسد.